Microsoft Groove
1. Membuat Groove Account / Log On dan Log Off Groove / Menggunakan Groove Account pada PC lain
A. Setelah anda menginstal Groove 2007, anda perlu membuat Groove account sebelum memulai menggunakannya. Bukalah aplikasi Groove, klik Start pilih All Programs pilih Microsoft Office dan klik Microsoft Office Groove 2007. Pertama kali yang muncul dialog box Account Configuration Wizard. Disini pilih Create a new Groove account dan klik Next. Di dialog box berikutnya klik I don’t have a Groove Account Configuration Code dan klik Next. Pada dialog box berikutnya isilah profil untuk account anda. Contohnya saya isi profil pribadi saya. Centangkan Remember Password dan Enable password reset jika perlu lalu klik Next. Dialog box berikutnya anda pilih All Contact Information agar profil anda dipublikasikan pada Public Groove Directory. Untuk sementara ini kita tidak perlu melihat video Getting Started di website maka klik No. Inilah tampilan Groove taskbar, perhatikan terdapat Workspace dan Contacts tab. Pada workspace adalah bagian dimana anda akan saling bertukar file folder dan kerjaan lainnya dalam berkolaborasi dengan anggota team anda. Bagian Active menunjukkan hal-hal yang sedang aktif seperti tugas dsb, sedangkan yang Unread adalah update yang dibuat dari rekan atau anggota team anda yang belum anda buka, dan yang terakhir Read adalah hal-hal yang sudah anda buka.
Cara untuk keluar dari Groove klik File menu dan klik Exit untuk konfirmasi klik Yes.
B. Cara log in dan log off pada Groove tidak susah. Berikutnya saya perlihatkan cara login dan log out pada Groove. Klik Start pilih All Programs pilih Microsoft Office dan klik Microsoft Groove 2007. Pilih account anda dan ketik passwordnya lalu klik Select. Untuk Log Off klik File menu dan pilih Log Off Account.
C. Anda bisa mengerjakan sisa pekerjaan kantor anda dimanapun anda berada baik itu di airport di rumah ataupun di warnet. Misalnya anda ingin melanjutkan pekerjaan kantor di rumah atau warnet namun seluruh file serta setting dan pekerjaan yang anda lakukan semuanya tersimpan di kantor, tentunya jika anda login pada komputer lain semua pekerjaan file yang anda buat dikantor tidak ada. Jangan khawatir, Groove 2007 mampu mengekspor seluruh informasi dan setting account anda kemanapun anda pergi.
Groove memungkinkan sinkronisasi file dan folder secara online. Cukup dengan menginstal Groove dan login ke account anda, seluruh pekerjaan yang anda tinggalkan tersimpan komplit pada account itu. Berikut saya tunjukkan cara mengimport account ke komputer lain. Pertama login ke account anda dan klik Select. Di Groove launchbar pilih File menu dan klik Use Account on Another Computer. Instruksi muncul memberitahukan tahap yang harus dijalani untuk menggunakan account anda pada komputer lain. Perhatikan file formatnya .grv dan klik OK untuk menyelesaikan proces ekportnya. Kemudian masukan Flash Disk anda ke komputer, klik tombol kanan mouse dan piilh Send To dan klik Removable Drive untuk mengcopy file account anda ke USB FLash Disk. Login di komputer lain dan pastikan komputer itu sudah terinstal Groove 2007. Copy paste file account anda ke komputer dan dobel klik file tersebut maka otomatis dialog box Welcome to Groove muncul. Pilih Login dan isikan password. Otomatis seluruh share folder, kontak list dan pekerjaan anda lainnya sekarang berada pada komputer itu.
A. Setelah anda menginstal Groove 2007, anda perlu membuat Groove account sebelum memulai menggunakannya. Bukalah aplikasi Groove, klik Start pilih All Programs pilih Microsoft Office dan klik Microsoft Office Groove 2007. Pertama kali yang muncul dialog box Account Configuration Wizard. Disini pilih Create a new Groove account dan klik Next. Di dialog box berikutnya klik I don’t have a Groove Account Configuration Code dan klik Next. Pada dialog box berikutnya isilah profil untuk account anda. Contohnya saya isi profil pribadi saya. Centangkan Remember Password dan Enable password reset jika perlu lalu klik Next. Dialog box berikutnya anda pilih All Contact Information agar profil anda dipublikasikan pada Public Groove Directory. Untuk sementara ini kita tidak perlu melihat video Getting Started di website maka klik No. Inilah tampilan Groove taskbar, perhatikan terdapat Workspace dan Contacts tab. Pada workspace adalah bagian dimana anda akan saling bertukar file folder dan kerjaan lainnya dalam berkolaborasi dengan anggota team anda. Bagian Active menunjukkan hal-hal yang sedang aktif seperti tugas dsb, sedangkan yang Unread adalah update yang dibuat dari rekan atau anggota team anda yang belum anda buka, dan yang terakhir Read adalah hal-hal yang sudah anda buka.
Cara untuk keluar dari Groove klik File menu dan klik Exit untuk konfirmasi klik Yes.
B. Cara log in dan log off pada Groove tidak susah. Berikutnya saya perlihatkan cara login dan log out pada Groove. Klik Start pilih All Programs pilih Microsoft Office dan klik Microsoft Groove 2007. Pilih account anda dan ketik passwordnya lalu klik Select. Untuk Log Off klik File menu dan pilih Log Off Account.
C. Anda bisa mengerjakan sisa pekerjaan kantor anda dimanapun anda berada baik itu di airport di rumah ataupun di warnet. Misalnya anda ingin melanjutkan pekerjaan kantor di rumah atau warnet namun seluruh file serta setting dan pekerjaan yang anda lakukan semuanya tersimpan di kantor, tentunya jika anda login pada komputer lain semua pekerjaan file yang anda buat dikantor tidak ada. Jangan khawatir, Groove 2007 mampu mengekspor seluruh informasi dan setting account anda kemanapun anda pergi.
Groove memungkinkan sinkronisasi file dan folder secara online. Cukup dengan menginstal Groove dan login ke account anda, seluruh pekerjaan yang anda tinggalkan tersimpan komplit pada account itu. Berikut saya tunjukkan cara mengimport account ke komputer lain. Pertama login ke account anda dan klik Select. Di Groove launchbar pilih File menu dan klik Use Account on Another Computer. Instruksi muncul memberitahukan tahap yang harus dijalani untuk menggunakan account anda pada komputer lain. Perhatikan file formatnya .grv dan klik OK untuk menyelesaikan proces ekportnya. Kemudian masukan Flash Disk anda ke komputer, klik tombol kanan mouse dan piilh Send To dan klik Removable Drive untuk mengcopy file account anda ke USB FLash Disk. Login di komputer lain dan pastikan komputer itu sudah terinstal Groove 2007. Copy paste file account anda ke komputer dan dobel klik file tersebut maka otomatis dialog box Welcome to Groove muncul. Pilih Login dan isikan password. Otomatis seluruh share folder, kontak list dan pekerjaan anda lainnya sekarang berada pada komputer itu.
Tatacara Penggunaan Standard Workspace
2. Membuat workspace / Mengirim dan menerima undangan / Mengubah peran anggota dan akses workspace / Mengubah penampilan workspace / Menambah file pada Files Tool / Menambah Tool pada Standard Workspace
A. Pertama kali anda login ke Groove Account muncul tab Workspaces. Workspace adalah tempat areal pekerjaan anda dalam berkolaborasi dengan rekan / anggota team. Tempat workspace dishare dengan anggota team yang sudah anda invite sebelumnya. Terdapat 3 bagian pada Workspace: Active berarti anda atau anggota team anda sedang mengerjakan sesuatu baik itu mengkoreksi dokumen, melakukan perubahan pada gambar atau lainnya. Intinya Active menunjukkan perubahan sedang dilakukan. Unread adalah perubahan-perubahan yang belum anda lihat jadi perlu anda simak. Terdapat tanda bintang merah pada tiap folder dan file yang belum anda baca / lihat. Bagian Read adalah perubahan yang sudah anda simak. Dibawah launchbar Workspace terdapat Common Tasks tab yang bisa anda atur penampilan workspace anda dari View By kategori, penentuan indikasi alarm, maupun pengiriman kontak list lewat email. Kini saya tunjukkan cara membuat workspace. Klik New Workspace dan berikan nama workspacenya contohnya My Second Workspace atau Workspace Utama lalu tentukan tipe workspacenya apakah Standar yaitu workspace yang berisikan files tool dan diskusi board dan hal lainnya, atau pilih File Sharing yaitu workspace untuk saling membagi isi konten file, atau piilh Template dan tentukan workspace sendiri. Sebagai contoh saya pilih yang Standar. Tampil didepan anda workspace baru. Disebelah kanan workspace adalah untuk kontak rekan / anggota team, dibagian bawah adalah menu tab yang berisikan files tools, diskusi, catatan, agenda, kalendar, dan masih banyak lagi. Anda sebenarnya tidak perlu membuat workspace dari awal, anda bisa menggunakan workspace yang sudah ada misalnya workspace dari rekan anda. Sebagai contoh saya gunakan workspace WideWorldImports.gsa, saya klik File menu dan pilih Workspace From dan klik Template. isi pada workspace ini antara lain Schedule, Budgets, Product_Specification, Marketing_Plan, graphics_Logos, Packaging, dan Launch_Events. Tiap folder ini memiliki file dokumen dan spread sheet untuk disharing kepada rekan saya dimana saya dan rekan saling bertukar informasi dan saling mengkoreksi dokumentasi. Anda tidak harus menggunakan file dan folder yang persis saya contohkan disini. Anda bisa saja menggunakan folder file lainnya yang ingin anda share.
B. Nah setelah membuat workspace baru, kita harus undang rekan lainnya untuk bergabung dalam team kolaborasi ini. Caranya klik Options menu dan klik Invite to Workspace. Pada dialog box Send Invitation klik Add More… dan ketik nama rekan / anggota team anda. Disini saya ketik robby. Untuk memastikan namanya benar saya klik Search For User… dan memang robby nama yang sebenarnya lalu klik Add dan klik OK. Kembali pada dialog box Send Invitation untuk pesannya saya tulis Ayo gabung di workspaceku! dan klik Invite dan klik OK. Perhatikan sinyal alert dibawah layar bahwa undangan yang baru saja dibuat sedang dikirim dan menunggu konfirmasi dari robby. Ia menunjukkan undangan sedang dibuka dan kemudian undangan anda diterima. Setelah robby konfirmasi, otomatis Groove mengekspor workspace yang telah saya buat ke komputernya robby, praktis bukan? Anda bisa mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam workspace anda sebanyak mungkin.
C. Setelah itu, anda harus tentukan tiap anggota pada perannya masing masing. Klik menu Options dan pilih Set Roles. Saya berikan robby wewenang sebagai manager sehingga ia punya full akses pada workspace ini. Pilih anggota yang ingin dirubah contohnya disini saya pilih robby dan klik Change Role. Saya pilih perannya sebagai Manager lalu klik OK dan OK lagi. Kembali pada dialog Set Roles dan pilih tab Permissions. Disini peran ditentukan berdasarkan kemampuannya dalam mengakses data folder file dsb. Peran manager memiliki semua akses. Saya tentukan Guest untuk bisa mengundang. Demikian sudah dengan penentuan peran untuk anggota team kolaborasi.
D. Untuk selanjutknya saya ingin tunjukkan anda cara menambah penampilan workspace. Klik View menu piilh Show/Hide dan klik Workspace List. Disebelah kiri anda tampil Workspace Launchbar yang muncul pada pertama kali anda login ke Groove dan tentunya anda bisa mengaturnya sesuai selera anda misalnya disusun berdasarkan Last Unread Time yaitu menonjolkan perubahan yang belum anda buka berdasarkan waktu. Anda lihat disini bahwa Workspace memiliki begitu banyak perubahan yang belum saya buka. Anda juga bisa tambahkan tombol Back dan Forward pada menu workspace seperti ini. Jika anda ingin lebih mengontrol workspace anda klik Options menu dan pilih Workspace Manager. Dengan leluasa anda bisa menginspeksi satu per satu perubahan yang terjadi pada workspace anda seperti yang perlu anda perhatikan disini adalah wideWorldImport dan Workspace Utama. Banyak hal yang bisa dirubah setting penampilan workspace ini saya anjurkan anda untuk memainkannya agar lebih mendekati selera anda.
E. Berikutnya saya ingin tunjukkan cara menambahkan file pada folder yang sudah ada di workspace ini. Contohnya pada folder Marketing_Plan saya tambahkan file Marketing_Plan_DRAFT.docx Mulai dari sekarang apapun dan siapapun yang melakukan perubahan pada file ini otomatis tersinkonisasi pada tiap anggota team yang berada pada workspace yang sama sehingga menghindari kesalahan dalam pengoreksian maupun dalam merevisi cara lainnya.
F. Anda juga bisa menambahkan tool lainnya seperti yang tertampil pada More Tools jadi kolaborasi anda dengan rekan tidak hanya sebatas sharing file tetapi juga dalam pemberitahuan lewat Notes ataupun dalam mengingatkan satu sama lain dengan kalendar ataupun membagi informasi pada meeting yang tidak dihadiri oleh beberapa rekan dan masih banyak lagi.
Demikian pada demonstrasi tutorial ini anda sudah mengetahui cara membuat workspace yang baru serta mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam team kolaborasi yang telah disediakan sampai cara menambahkan folder file yang akan dikerjakan bersama maupun merubah penampilan pada workspace.
A. Pertama kali anda login ke Groove Account muncul tab Workspaces. Workspace adalah tempat areal pekerjaan anda dalam berkolaborasi dengan rekan / anggota team. Tempat workspace dishare dengan anggota team yang sudah anda invite sebelumnya. Terdapat 3 bagian pada Workspace: Active berarti anda atau anggota team anda sedang mengerjakan sesuatu baik itu mengkoreksi dokumen, melakukan perubahan pada gambar atau lainnya. Intinya Active menunjukkan perubahan sedang dilakukan. Unread adalah perubahan-perubahan yang belum anda lihat jadi perlu anda simak. Terdapat tanda bintang merah pada tiap folder dan file yang belum anda baca / lihat. Bagian Read adalah perubahan yang sudah anda simak. Dibawah launchbar Workspace terdapat Common Tasks tab yang bisa anda atur penampilan workspace anda dari View By kategori, penentuan indikasi alarm, maupun pengiriman kontak list lewat email. Kini saya tunjukkan cara membuat workspace. Klik New Workspace dan berikan nama workspacenya contohnya My Second Workspace atau Workspace Utama lalu tentukan tipe workspacenya apakah Standar yaitu workspace yang berisikan files tool dan diskusi board dan hal lainnya, atau pilih File Sharing yaitu workspace untuk saling membagi isi konten file, atau piilh Template dan tentukan workspace sendiri. Sebagai contoh saya pilih yang Standar. Tampil didepan anda workspace baru. Disebelah kanan workspace adalah untuk kontak rekan / anggota team, dibagian bawah adalah menu tab yang berisikan files tools, diskusi, catatan, agenda, kalendar, dan masih banyak lagi. Anda sebenarnya tidak perlu membuat workspace dari awal, anda bisa menggunakan workspace yang sudah ada misalnya workspace dari rekan anda. Sebagai contoh saya gunakan workspace WideWorldImports.gsa, saya klik File menu dan pilih Workspace From dan klik Template. isi pada workspace ini antara lain Schedule, Budgets, Product_Specification, Marketing_Plan, graphics_Logos, Packaging, dan Launch_Events. Tiap folder ini memiliki file dokumen dan spread sheet untuk disharing kepada rekan saya dimana saya dan rekan saling bertukar informasi dan saling mengkoreksi dokumentasi. Anda tidak harus menggunakan file dan folder yang persis saya contohkan disini. Anda bisa saja menggunakan folder file lainnya yang ingin anda share.
B. Nah setelah membuat workspace baru, kita harus undang rekan lainnya untuk bergabung dalam team kolaborasi ini. Caranya klik Options menu dan klik Invite to Workspace. Pada dialog box Send Invitation klik Add More… dan ketik nama rekan / anggota team anda. Disini saya ketik robby. Untuk memastikan namanya benar saya klik Search For User… dan memang robby nama yang sebenarnya lalu klik Add dan klik OK. Kembali pada dialog box Send Invitation untuk pesannya saya tulis Ayo gabung di workspaceku! dan klik Invite dan klik OK. Perhatikan sinyal alert dibawah layar bahwa undangan yang baru saja dibuat sedang dikirim dan menunggu konfirmasi dari robby. Ia menunjukkan undangan sedang dibuka dan kemudian undangan anda diterima. Setelah robby konfirmasi, otomatis Groove mengekspor workspace yang telah saya buat ke komputernya robby, praktis bukan? Anda bisa mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam workspace anda sebanyak mungkin.
C. Setelah itu, anda harus tentukan tiap anggota pada perannya masing masing. Klik menu Options dan pilih Set Roles. Saya berikan robby wewenang sebagai manager sehingga ia punya full akses pada workspace ini. Pilih anggota yang ingin dirubah contohnya disini saya pilih robby dan klik Change Role. Saya pilih perannya sebagai Manager lalu klik OK dan OK lagi. Kembali pada dialog Set Roles dan pilih tab Permissions. Disini peran ditentukan berdasarkan kemampuannya dalam mengakses data folder file dsb. Peran manager memiliki semua akses. Saya tentukan Guest untuk bisa mengundang. Demikian sudah dengan penentuan peran untuk anggota team kolaborasi.
D. Untuk selanjutknya saya ingin tunjukkan anda cara menambah penampilan workspace. Klik View menu piilh Show/Hide dan klik Workspace List. Disebelah kiri anda tampil Workspace Launchbar yang muncul pada pertama kali anda login ke Groove dan tentunya anda bisa mengaturnya sesuai selera anda misalnya disusun berdasarkan Last Unread Time yaitu menonjolkan perubahan yang belum anda buka berdasarkan waktu. Anda lihat disini bahwa Workspace memiliki begitu banyak perubahan yang belum saya buka. Anda juga bisa tambahkan tombol Back dan Forward pada menu workspace seperti ini. Jika anda ingin lebih mengontrol workspace anda klik Options menu dan pilih Workspace Manager. Dengan leluasa anda bisa menginspeksi satu per satu perubahan yang terjadi pada workspace anda seperti yang perlu anda perhatikan disini adalah wideWorldImport dan Workspace Utama. Banyak hal yang bisa dirubah setting penampilan workspace ini saya anjurkan anda untuk memainkannya agar lebih mendekati selera anda.
E. Berikutnya saya ingin tunjukkan cara menambahkan file pada folder yang sudah ada di workspace ini. Contohnya pada folder Marketing_Plan saya tambahkan file Marketing_Plan_DRAFT.docx Mulai dari sekarang apapun dan siapapun yang melakukan perubahan pada file ini otomatis tersinkonisasi pada tiap anggota team yang berada pada workspace yang sama sehingga menghindari kesalahan dalam pengoreksian maupun dalam merevisi cara lainnya.
F. Anda juga bisa menambahkan tool lainnya seperti yang tertampil pada More Tools jadi kolaborasi anda dengan rekan tidak hanya sebatas sharing file tetapi juga dalam pemberitahuan lewat Notes ataupun dalam mengingatkan satu sama lain dengan kalendar ataupun membagi informasi pada meeting yang tidak dihadiri oleh beberapa rekan dan masih banyak lagi.
Demikian pada demonstrasi tutorial ini anda sudah mengetahui cara membuat workspace yang baru serta mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam team kolaborasi yang telah disediakan sampai cara menambahkan folder file yang akan dikerjakan bersama maupun merubah penampilan pada workspace.
